30 minutter, der kan ændre din arbejdsdag (og din indbakke)

Lad mig gætte.

Når du møder ind på arbejde, gør du én ting som det allerførste:
Du åbner din indbakke.

Det føles produktivt. Du rydder lidt op.
Får overblik. Starter dagen godt.

Men her er sandheden:
Du starter din arbejdsdag med alle andres dagsorden – ikke din egen.
Og før du ved af det, er halvdelen af formiddagen væk.

Dine egne opgaver?
De må vente.

Og ved du hvad?
For mange starter det endnu tidligere.

Ifølge undersøgelser tjekker næsten halvdelen af os vores mail allerede i sengen – før vi har sagt godmorgen til ungerne, før vi har kysset kæresten, og før vi har tjekket, om hunden stadig trækker vejret.

Og jeg kan ikke sige mig fri.
Jeg har selv gjort det.
Mere end én gang.

Der ligger vi. I nattøj.
Med øjne, der dårligt kan åbne sig.

Og alligevel?
Haps – lige et skud indbakke til hjernen, inden vi har fået den første kop kaffe.

Hvorfor?

Fordi det føles, som om man får et forspring, når man lige scanner mails, før man overhovedet har forladt dynen.

Men i virkeligheden?
Det er lige præcis dér, vi giver forspringet væk.

For når du starter dagen med at reagere på andres opgaver, deres spørgsmål og deres “haste”-sager, så får du mindre tid til dine egne.

Men hvad nu, hvis du gjorde det stik modsatte?
Her er morgenrutinen, der kan ændre alt. 

I morgen, når du møder ind:

1. Lad mailen være.
   Bare i 30 minutter. Du dør ikke.*
2. Start med én vigtig opgave.
   Noget, du har prioriteret – ikke noget, andre har smidt i din indbakke.
3. Så kan du åbne mailen.
   Og nu? Nu har du allerede skabt fremdrift.

* Selvfølgelig er der undtagelser. Hvis dit job er at tjekke mails, så skal du selvfølgelig… ja, tjekke mails. Hvis du sidder i kundeservice, IT-support eller er diplomat i akutte fredsforhandlinger via e-mail – så er det nok en dårlig idé at ignorere indbakken i 30 minutter. Men for os andre? Vi overlever nok.

For… de første 30-60 minutter af din dag bestemmer (virkelig!) ofte, hvor produktiv resten af din arbejdsdag bliver. Det er afgørende, hvad du gør i de minutter.

Det lyder banalt.
Men det er sandt.

Og hvis du stadig er i tvivl, så lad mig efterlade dig med Julie Morgensterns kloge ord:

“Where you start is where you stay.”

Julie Morgenstern er en amerikansk produktivitetsekspert og forfatter til bl.a. Never Check E-mail in the Morning. Hendes pointe er enkel:

Starter du i din indbakke, bliver din dag en lang serie af andres opgaver.
Starter du med dit vigtigste arbejde, sætter du selv retningen.

Og til dig der tænker:
“Jamen, jeg SKAL ind i min indbakke for at arbejde”.

Fair nok.
Men så prøv én af de her tre ting:

1. Slå Outlook på offline-tilstand.
   Så kan du åbne din indbakke uden at få nye mails ind.
2. Find den mail, du skal bruge – og luk så indbakken.
   Åbn mailen, tag de oplysninger, du skal bruge, og klik luk. Færdig.
3. Brug en “rent bord”-indbakke.
   Filtrér de mails, du skal handle på, væk fra de 48 andre, der bare forstyrrer dig. Outlook, Gmail og stort set alle andre mailprogrammer kan lave filtre og regler. Brug dem.

Kort sagt: Hvis din opgave kræver, at du bruger mail, så gør netop dét – men undgå at blive slugt af din indbakke.