Forårsrengøring: Ryd op i din indbakke nemt & hurtigt

 

Rod i indbakken er rod, der er let at ignorere. For det er der ligesom ikke rigtigt. Alligevel kan en sprængfyldt indbakke give mange grå hår og akutte stressanfald, når vigtige mails bliver glemt i mængden, eller arbejdstiden går med endeløs søgen gennem tusindvis af gamle beskeder.

Du kan tage styring over din indbakke ved først og fremmest at få lavet et ordenligt mappesystem. Her kan du med fordel inddele dine mapper i to overordnede emner:

1) Mails, der haster og er vigtige
(det kan fx være alle dem, der skal svares på i dag)

2) Mails, der er vigtige, men som ikke haster endnu
(det kan fx være alle dem, der skal svares på indenfor tre dage)

Med det på plads handler det om, at du får nogle gode mailvaner. Vigtigst er det, at du altid tage stilling til en ny besked med det samme. Der er tre muligheder: Enten skal den slettes, gemmes i en mappe eller tages action på – dvs. svares på, videresendes eller lignende.

Gør det til en vane altid at have en tom indbakke at arbejde ud fra. Så er det lettere at tage stilling til nye mails. Meget lettere. Det er ligesom i hjemmet – det er lettere at rode mere, hvis der i forvejen roder.

Tre andre gode mailvaner er:

SVAR: Hvis en mail er hurtig at svare på (under 2 minutter), så gør det med det samme. Det er også det, der kaldes for 2-minuttter reglen, og mange mails kan hurtigt ekspederes videre på den måde.

LUK NED: Drop pling-lyd, hver gang der kommer en ny mail. Eller luk din mail, mens du laver noget andet. Sørg for arbejdsro og fokus.

AFSÆT TID: Læs kun mails tre gange om dagen – fx kl. 10, 12 og 15. Det er dig og ikke din indbakke, der skal styre din arbejdsdag.

Vil du gerne vide, hvordan du – helt konkret – opsætter et effektivt mappesystem? Savner du simple og virkningsfulde værktøjer til, hvordan du skaber en stressfri og effektiv arbejdsdag? Så spring med på vores intensive 1-dags workshop Effektiv arbejdsdag – Sådan! I april og maj har vi hold i både København og Vejle.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *