5 mikrovaner til en effektiv arbejdsdag

Hvis du gerne vil arbejde mere effektivt, behøver du ikke nødvendigvis at implementere det helt store system. Mindre kan også gøre det. Du kan starte med at ændre én vane. Og gerne en mikrovane. Så gør du det nemmere for dig selv.

Mange bliver overrasket over, hvor stor en forskel en miniturevane kan gøre. Jeg har derfor håndplukket fem mikrovaner, der kan få dig godt i gang. Der er: Den undervurderet, Den mest givende (men også mest krævende), Den åbenlyse, Den modige og Den mest oversete.

Vi starter med én af mine favoritter – den undervurderet:

1. Den undervurderet
Mikrovane: Lav én to do-liste for hver dag.

Du har sikkert allerede en eller anden form for to do-liste. Enten på en post-it, et stykke papir, i en app eller oppe i dit hoved eller noget helt femte. Men jeg taler ikke om, at du skal have en lang to do-liste for ugen. Den her mikrovane handler om, at du laver én liste for hver dag. Og det har de færreste.

Vi undervurderer ofte hvor meget en daglig to do-liste skærper vores fokus, prioriteringsevne og eksekveringsgrad. Det gør en stor forskel, om du arbejder ud fra en lang liste med opgaver, eller om du har lavet en liste for den specifikke dag. Det gør faktisk en verden til forskel.

Tip: Husk at bruge min opskrift på, hvordan du laver en simpel, effektiv og stressfri to do-liste i tre nemme trin. Du får den ganske gratis, når du tilmelder dig mit nyhedsbrev – få opskriften her

2. Den mest givende (og krævende)
Mikrovane: Arbejd i intervaller af 2 x 25 minutter 2 x om ugen

Stort set alle virksomheder, der med succes har indført en 4-dags arbejdsuge, bruger i en eller anden form pomodoro-teknikken. Ultrakort fortalt er pomodoro en teknik, hvor du bruger en timer til at inddele dit arbejde i intervaller af 25 minutter med små indlagte pauser. Efter 4×25 minutter holder du en længere pause.

Teknikken er vanvittig effektiv. Du ryger afsted i raketfart og får meget fra hånden. Men teknikken (og vanen) kan også være svær at indføre, da det kræver en vis portion koncentration og disciplin.

Nu siger jeg ikke, at du ikke kan koncentrere dig, eller at du ikke har nogen rygrad – min erfaring er blot, at selvom det lyder simpelt, så kræver det faktisk lidt. Blandt andet fordi du slukker og lukker for mobil og mail, mens du arbejder. Og fordi du kun må arbejde med den ene opgave, som du har sat dig for fra start. Kort sagt: Ingen svinkeærinder.

Så start roligt ud, hvis du ikke har arbejdet på den måde før. Sæt uret på 25 minutter, arbejd, hold 5 minutters pause, sæt uret på 25 minutter, arbejd. Og gør det to gange om ugen. Du bliver overrasket over, hvor stor en forskel så (forholdsvis) en lille indsats gør.

3. Den åbenlyse
Mikrovane: Skær møder ned til 25 og 45 minutter

Hvis du holder mange møder, er der meget at hente her – og det er et åbenlyst sted at hente tid. Gør det til en vane kun at indkalde til møder, der enten varer 25 minutter eller 45 minutter. Og hvis du ikke selv indkalder, så foreslår, at I går over til kortere møder.

Når IIH Nordic (som med stor succes har indført en 4-dags arbejdsuge) skal pege på, hvad der især har gjort en stor forskel for dem, så peger de netop på møder (…og mails).

At skabe en sund og effektiv mødekultur er også noget af det første, vi hos Rindbo & Co. kigger på sammen med vores kunder. Men selvom noget er åbenlyst, er det ikke ensbetydende med, at det er nemt. At ændre vaner og ændre adfærd kan være svært. Det er derfor godt at starte småt.

4. Den modige
Mikrovane: Læs ikke mails, hvor du er sat på som CC

Du kender dem godt. De der mails, hvor du ikke står på som modtager, men så alligevel lidt er modtager, fordi du er sat på som CC. Ofte sammen med en perlerække af folk. Det burde ikke hedde CC (Carbon Copy), men derimod CMA (Cover My Ass).

Jeg hader dem. Det må jeg indrømme. For de er spild af tid. Og de skaber kaotiske indbakker og stress.

Ud. Med. Dem.

Det her er selvfølgeligt lidt kækt sagt, fordi det afhænger meget af den mailkultur, som I har hos jer. Er der for eksempel en usagt forventning om, at CC-mails bliver læst, kan det give problemer. Men så gælder det hurtigt om at skabe en ny mailkultur, hvor man ikke bruger CC.

Et stort brug af CC-mails i en organisation, bør få alle advarselslamper til at blinke. Det er ofte et sygdomstegn – fx på at folk i organisationen er bange for at begå fejl eller tage en selvstændig beslutning.

Den her mikrovane er i princippet nem, for når du først har opsat en regel om, at alle CC-mails automatisk skal arkiveres i en mappe (på bagerste hylde), så skal du ikke gøre mere. Hvis du vil, kan du en gang om ugen tjekke, hvad der ligger i CC-mappen. Du kan også helt lade være, og så se, hvad der sker ved det.

5. Den mest oversete
Mikrovane: Brug dit autosvar (flittigt – og gerne hver dag)

Arbejdsro er ikke noget, du får, men noget, du selv skal skabe. Og det kan være ganske svært. Uhyre svært. For der er hele tiden forstyrrelser. Og vi lader os ofte forstyrre. Af andre. Af os selv. Og ikke mindst af mails, der tikker ind i vores indbakke. Og her kan du med fordel bruge dit autosvar langt mere flittigt.

Autosvaret bruger de fleste kun, når de er på kursus eller har ferie. Autosvaret er et af de mest oversete effektivitetshacks, der findes. For et autosvar giver dig arbejdsro og god samvittighed. For du føler ikke, at du hele tiden bliver nødt til at tjekke din indbakke. Så brug det, når du har brug for ro – enten en dag eller bare et par timer.

Skriv fx:
Hej – mange tak for din mail. Jeg beklager, at du i første omgang må nøjes med et autosvar fra mig. Jeg har hovedet begravet i en vigtig opgave, og jeg tjekker derfor ikke mails før kl. 14.00. Jeg vender tilbage hurtigst muligt.

Så ved afsenderen, at du er optaget, og at du vender tilbage. De behøver ikke at rykke dig – og du kan med god samvittighed fokusere og fordybe dig i din opgave – og derfor bliver du også langt hurtigere færdig.

Det var de fem mikrovaner. Du må naturligvis gerne give dig i kast med alle fem mikrovaner på én gang, men jeg anbefaler, at du udvælger én. Den, der giver mest mening for dig. Den, der vil gøre den største forskel for dig. Ved du, hvad det er for en af de fem? Start der.

Når den vane først sidder fast, kan du tage fat  på den næste.
God fornøjelse!